Agulha no palheiro

No meu entendimento, um grande paradoxo, constatado nas empresas, é o seguinte: com o incremento da informatização no ambiente de trabalho, há um correspondente aumento na dificuldade de serem encontradas as informações!

Isso se deve muito à maior facilidade para que um novo arquivo venha a ser criado (seja de texto, planilha, desenho, apresentação ou outro), ou para que uma nova mensagem eletrônica seja enviada.

E cada mensagem (de e-mail ou instantânea), cada texto ou imagem inseridos em um arquivo, em um site ou em uma intranet é, a rigor, um novo documento. Além disso, como cada vez mais fotos, vídeos e apresentações são disponibilizados pela Internet, muito desse material é hoje copiado e armazenado nos computadores das corporações que, em pouco tempo, ficam "abarrotados" de informações.

Um segundo paradoxo é que essa situação tende a se agravar nas empresas de base tecnológica! Nestas, qualquer um esperaria que a organização digital fosse maior, mas na verdade ocorre exatamente o oposto! E não é porque santo de casa não faz milagre, mas é que o crescimento dessas empresas tem sido muito mais rápido do que a sua capacidade de organização administrativa, e a rapidez com que as informações são geradas é muito maior do que a velocidade necessária para que o pessoal de TI possa apresentar soluções visando uma melhor organização dessas informações.

Como a metade dos departamentos de TI das empresas está correndo atrás do prejuízo e a outra metade está apagando incêndio, novas demandas acabam entrando em uma longa fila de espera. E assim, como os departamentos operacionais não podem simplesmente ficar esperando, os empregados desses setores vão encontrando as suas "próprias soluções". Desse modo, proliferam-se nas empresas as planilhas Excel, os pequenos bancos em Access, ou até mesmo o uso do Word para armazenar dados!

Muitas informações importantes

podem estar no PC de um empregado,

não em bancos de dados organizados!

E, quando alguém quer recuperar alguma informação, primeiro não lembra onde ela foi armazenada; e, depois, tem que lidar com diferentes formatos, em arquivos gerados por aplicativos distintos e que, algumas vezes, rodam em sistemas que não conversam entre si!

E essa questão, em geral, não é de simples solução!

No entanto, vou arriscar aqui uma solução intermediária que, se não é a politicamente correta nem a tecnicamente ideal, acredito que possa ser implementada rapidamente, com muitos benefícios para as empresas que se deparam com a dificuldade de encontrarem com facilidade e agilidade as informações que estão necessitando.

O caminho que proponho é a indexação de todas as informações. Isso já é feito hoje, automaticamente, pelo Windows Vista (por meio do chamado "Windows Desktop Search") e pelo Mac OS X (através do aplicativo "Spotlight"). Essas ferramentas indexam TODAS as informações daquele computador e dos computadores/discos que a ele se conectam. Assim, se você procurar por uma determinada palavra, o sistema lhe fornecerá TODAS AS OCORRÊNCIAS DA MESMA, não importando onde elas estejam (se dentro de uma arquivo texto, de um PowerPoint ou de um e-mail; ou se no disco X:, Y: ou Z:!).

É claro que isso não resolve tudo! É óbvio que as empresas, algum dia, precisam planificar a estruturação de um banco de dados sério. Mas, enquanto isso não ocorre, penso que a indexação, acoplada a um mecanismo de busca, ajudaria MUITO!

Lembro que o Bill Gates uma vez falou uma frase, que era mais ou menos assim: os mecanismos de busca são hoje a última milha da produtividade.

Ele tinha razão, pois basta imaginarmos o quão perdidos estaríamos na web se não existissem os sites de buscas! No entanto, entendo que os mecanismos de busca não precisam se limitar aos Googles e Yahoos, que procuram informações em TODA a web. Eles poderiam, também, ser implementados dentro de uma corporação, para que seus empregados conseguissem localizar informações com rapidez e eficiência.

Pelo que eu sei, ainda não surgiu um "Google para ambientes empresariais". Mas fica aqui a humilde sugestão para a sua criação. Sei que não seria simplemente “rodar um Google” dentro de uma empresa. O Google é especializado em buscas na Internet, computando a partir de uma página a quantidade de links de outras páginas que estão apontando para determinado documento. No caso de uma empresa, esse algoritimo não serviria.

Mas o fato é que indexadores de baixa complexidade já estão disponíveis no mercado, e, acredito eu, poderiam ser facilmente implementados para um rápido aumento da eficiência nas empresas!

(Em 16 de março de 2007, Ricardo Cesar, da revista EXAME, publicou matéria focando exatamente neste tema. Para quem se interessa pelo assunto, vale a pena dar uma olhada!).